Si usa su vehículo para otros fines que no sean viajar . Lo que necesita saber

Algunos de nosotros somos propietarios o trabajamos para pequeñas empresas y no se puede evitar que esto requiera que hagamos algo más que ir a trabajar. Es posible que se le pida que haga mandados, asista a reuniones u otras actividades que se realicen fuera del sitio. Por lo general, el uso de vehículos personales para el trabajo solo requiere poco más que gasolina. Esto debería estar bien si solo tiene que hacerlo de vez en cuando. Pero el uso de vehículos personales para el trabajo de forma regular para los mandados de negocios, reuniones con clientes u otros desplazamientos entre ubicaciones de la empresa, tendrá más cosas que deben tenerse en cuenta.

¿Qué pasa si utilizo mi vehículo personal para trabajar?

Si usa su vehículo para otros fines que no sean viajar hacia y desde el trabajo, debe conocer los requisitos de seguro para evitar problemas. Puede ser necesario un seguro comercial según el tipo de uso y la cantidad de conducción requerida. Su seguro de automóvil personal, con una excepción, puede ser suficiente para cubrir el uso comercial ligero de su vehículo personal; pero nunca debe asumir que está protegido sin antes consultar con su compañía de seguros. Si la policía lo detiene, esto lo ayudará a escapar de los dolores de cabeza de los reclamos rechazados y las enormes citaciones por una cobertura de seguro insuficiente.

Cualquier empresa que permita u obligue a los trabajadores a utilizar su vehículo personal para fines comerciales debe obtener cobertura contratada y no propia por separado o agregarla a una póliza de automóvil existente. La cobertura para personas ajenas protege los vehículos que son propiedad de los empleados pero operados en nombre de la empresa, mientras que la cobertura contratada protege los vehículos que no son propiedad de la empresa o del conductor. Este seguro complementa la póliza de automóvil personal del conductor, que normalmente se activa primero en caso de accidente. Estos seguros a menudo aseguran a la compañía únicamente, no al automóvil o al conductor, por primas anuales bajas.

El seguro de responsabilidad para vehículos no propios y contratados cubre lesiones personales y daños a la propiedad causados ​​por un vehículo que alquila (incluidos los vehículos alquilados o prestados) o por vehículos que no son de su propiedad (vehículos propiedad de otros, incluidos los vehículos propiedad de empleados). Esta cobertura normalmente se agrega a una póliza de vehículos comerciales, pero si las empresas no tienen una, se puede agregar a su póliza de responsabilidad general. Protege a una empresa si se la considera legalmente responsable como resultado de un accidente automovilístico causado por los dueños de negocios o un empleado mientras se encuentra en el negocio de la empresa en un vehículo alquilado o que no es de su propiedad.

Se debe considerar cuidadosamente la cantidad de conducción necesaria para fines comerciales. Aumenta el desgaste de su vehículo y utiliza más combustible a medida que viaja. Esto puede requerir más mantenimiento, como reemplazos de llantas, cambios de aceite y ajustes, entre otras cosas. La mayoría de las empresas no le pagan por el desgaste de su vehículo que se produce mientras se utiliza para fines comerciales. Antes de decidir utilizar su propio vehículo con fines profesionales, consulte con su empleador para determinar si reembolsan el millaje y el desgaste.

Si un empleado está obligado a usar su propio vehículo para actividades relacionadas con el trabajo, el empleador debe compensarlo por los gastos del vehículo según el Código Laboral de California 2802. No se incluyen los desplazamientos hacia y desde el trabajo.

Un empleador puede pagarle a un empleado los gastos del vehículo de tres maneras. De acuerdo con las tarifas estándar de millaje del IRS, el empleador debe compensar al empleado a una tarifa de $ 0.54 por milla conducida cuando se utiliza el Método de reembolso de millaje. Cada milla recorrida por el empleado debe registrarse e informarse a su empresa. El combustible, el mantenimiento, el seguro, las licencias y el registro, así como todos los demás costos relacionados con la operación del vehículo, están cubiertos por este reembolso. La pauta actual de reembolso de millas varía entre 50,5 centavos y 58,5 centavos por milla.

El segundo método, el método de gastos reales, es un enfoque para rastrear los costos exactos de usar vehículos personales para fines relacionados con el trabajo. Si bien este método es bastante exacto, se emplea con menos frecuencia debido a la dificultad y el tiempo que implica su cálculo.

El método de suma global es un método de pago único en el que un empleador paga una suma global a un empleado por los gastos del automóvil y no requiere que el empleado documente los kilómetros recorridos con fines relacionados con el trabajo. De acuerdo con el Código Laboral de California 2802, la suma global debe cubrir los gastos reales cuando se utilizan vehículos personales para trabajar. Puede hacer fácilmente su propia investigación para su código laboral local.

Cuando llega la temporada de impuestos, la mayoría de las personas que usan vehículos personales para trabajar optarán por deducir su millaje en lugar de los gastos detallados. Si este es su primer año con el vehículo, es posible que desee tomar notas y guardar los recibos que respalden cualquiera de los tres métodos y luego decidir al final del año cuál es la mejor opción.

Usted será responsable si utiliza su vehículo personal para transportar artículos comerciales. En algunas situaciones, puede ser una buena idea asegurar sus artículos mientras están en tránsito. Incluso si su empresa no requiere un seguro para que usted transporte los productos, protegerse contra daños o pérdidas puede ser lo mejor para usted. Cualquier cosa puede suceder al conducir, y es posible que desee evitar tener que reemplazar o reparar la propiedad dañada o perdida.

¿Vale la pena usar un vehículo personal para trabajar?

Para determinar si vale la pena utilizar vehículos personales para el trabajo, analicemos las diferentes ventajas y desventajas que conlleva:

Si está pensando en utilizar su automóvil para el trabajo, hay algunos beneficios que debe considerar.

Beneficios fiscales

No todos los factores son desfavorables. Las deducciones fiscales son un beneficio de conducir su vehículo personal para negocios. Puede reclamar una deducción de impuestos por la cantidad de millas que haya viajado solo con fines comerciales. Incluso si vive lejos del trabajo, no puede reclamar los gastos del automóvil por conducir entre su casa y el trabajo o viceversa. Si su empresa le compensa por los mismos cargos, no puede reclamarlos en su declaración de impuestos. Reclámelo solo si lo pagó de su propio bolsillo.

Las deducciones de vehículos relacionadas con el trabajo son un tipo frecuente de deducción que no es difícil de reclamar adecuadamente. Si viaja por negocios durante el día o la noche, maneja a conferencias o reuniones relacionadas con el trabajo que no se llevan a cabo en su lugar de trabajo típico, o viaja entre dos lugares de trabajo si ninguno es su hogar, puede reclamar los gastos del automóvil.

Lo mismo es cierto si conduce desde su casa a un lugar de trabajo que no es su lugar de trabajo habitual, luego regresa a casa, o si conduce desde su casa a un lugar de trabajo que no es su lugar de trabajo habitual, luego vuelve a su lugar de trabajo habitual. lugar de trabajo o directamente a casa. También puede reclamar los gastos de automóvil si trabaja en varios sitios todos los días y debe conducir entre ellos antes de regresar a casa, o si debe transportar artículos o equipos voluminosos o pesados ​​hacia y desde el trabajo y no puede almacenarlos en el trabajo.

Anualmente, el IRS publica la tarifa estándar por millaje. La cantidad que puede deducir en 2021 es 56 centavos por milla, frente a 57,5 ​​centavos por milla en 2020. Si condujo 4,500 millas en 2020, por ejemplo, su deducción será de $ 2,587.50.

No puede deducir los gastos reales del vehículo, como mantenimiento, reparaciones, gasolina, cambios de aceite, seguros, pagos de arrendamiento y depreciación, si utiliza el enfoque de tasa de millaje convencional. Estos gastos ya están contabilizados en la tasa de millaje del IRS. Solo son deducibles los gastos que no están incluidos en la tasa de millaje regular, como los intereses del préstamo de su vehículo (prorrateado entre uso comercial y personal), tarifas de estacionamiento y peajes por viajes de trabajo.

Otra forma, como se mencionó, es hacer el método de Gastos reales. Esto se basa en los gastos reales del automóvil en los que incurrió. En esta figura se incluyen gasolina, cambios de aceite, llantas, lavados de autos, seguros, tarifas de registro, pagos de arrendamiento y depreciación.

Viaja con comodidad

Para algunas personas, aprender a conducir un automóvil nuevo puede ser difícil y estar bajo la presión de conducir un automóvil que no es el suyo puede ser estresante. Por lo tanto, es posible que deseen realizar mandados relacionados con el negocio en su vehículo personal en lugar de en un vehículo de la empresa.

Viajar al trabajo en su automóvil personal también les permite llevar a sus hijos, pareja u otros miembros de la familia. Incluso puede dejarlos de camino al trabajo y pasar tiempo de calidad con ellos mientras viaja.

Desventajas de usar vehículos personales para trabajar

Mientras tanto, las desventajas de conducir para trabajar incluyen los siguientes puntos a considerar.

Es posible que necesite una cobertura de seguro adicional si usa su automóvil para negocios más del 50% del tiempo. Su aseguradora de automóviles clasificará su vehículo como vehículo comercial. Eso implica que necesitará cobertura de vehículo comercial en su póliza de seguro. Si este es el caso, puede valer la pena usar un automóvil de trabajo o comprar su vehículo a través de su negocio, si es dueño de uno.

Le estás dando más kilometraje a tu coche. Las millas son millas, ya sean personales o comerciales, y los vehículos tienen una vida útil limitada. Cuando conduce su automóvil tanto por negocios como por placer, le dedicará más millas de lo que haría de otra manera, reduciendo su vida útil.

En última instancia, si usa su propio vehículo para negocios, alquila un automóvil corporativo o compra su propio vehículo como un activo comercial, depende de sus gustos y uso. Si conduce mucho por negocios, probablemente valga la pena utilizar un automóvil de la empresa que también esté cubierto por una póliza de seguro de la empresa. Consulte a su empleador, contador y compañía de seguros para determinar la mejor opción para usted.

¿Qué vehículos califican para la cancelación de impuestos?

La sección 179 del Código de Rentas Internas de los Estados Unidos permite a los dueños de negocios tomar una deducción de gastos inmediata por la adquisición de equipo comercial depreciable en lugar de capitalizar y depreciar el activo a lo largo del tiempo. Si la pieza de equipo se adquiere o financia, y todo el precio de compra es elegible para la deducción, se puede tomar la deducción de la Sección 179.

Los automóviles de pasajeros, SUV pesados, camiones y furgonetas que se utilizan al menos el 50% del tiempo por razones comerciales son elegibles para la deducción de impuestos de la Sección 179. Un servicio de limpieza de piscinas, por ejemplo, puede deducir el costo de una camioneta nueva que se utiliza para transportar a los clientes hacia y desde sus casas.

Sin embargo, debe conocer la existencia de la limitación de automóviles de lujo. Es un límite anual sobre cuánta depreciación se puede tomar en un automóvil de lujo usado para negocios. Esta suma se ajusta por inflación cada año. Existen restricciones para los automóviles de lujo para limitar el tipo y la cantidad de dinero que las corporaciones gastan en vehículos de lujo con fines impositivos.

Los autos de lujo se dividen en varias categorías, cada una con su propio programa de depreciación. Es crucial tener en cuenta que el IRS usa el término "vehículo de lujo" de manera vaga, definiéndolo como un vehículo con cuatro ruedas que se usa principalmente en carreteras públicas y tiene un peso bruto descargado de 6,000 libras o menos. 4 No se refiere a un modelo de automóvil específico. También hay restricciones separadas para SUV grandes, camionetas y vehículos de camioneta.

Ya sea que utilice vehículos personales para el trabajo únicamente o para fines personales y laborales, piense en todo lo que implica. Consulte con su proveedor de seguros para ver si existen requisitos. Consulte con su empresa para ver si tienen programas de reembolso o necesidades de seguro de responsabilidad. Si tiene la intención de usar el vehículo para su propio negocio, es mejor que compre un vehículo que sea únicamente para uso comercial.

La naturaleza de las actividades de la empresa, como la entrega de bienes vendidos directamente a las casas de los clientes, frecuentemente recomienda que la tripulación esté formada por empleados que tengan su propio medio de transporte, como un vehículo o una motocicleta. El empleador, por otro lado, no puede disponer de la propiedad de un empleado por la fuerza y ​​sin compensación.